الكثير من الشركات تميل لإنشاء إيميلات عمل خاصة بها وبموظفيها، بمجرد فتح وتسجيل وتدشين النشاط التجاري تلجأ المءسسات إلى مزودي خدمة استضافة المواقع من اجل عمل بريد الكتروني جديد، وهى إيميلات تختلف فى الشكل تماماً عن تلك الإيميلات الشخصية التى تستخدمها أنت لأغراضك الخاصة أو للتراسل مع العائلة والأصدقاء، فالبتأكيد أنت تستخدم لأغراضك الشخصية إيميل ينتهى بالإمتداد (.Gmail) الخاص بجوجل أو الإمتداد (.Hotmial) الخاص بمايكروسوفت أو الإمتداد Orange.jo الخاص بإيميلات شركة أورانج الأردن مثلا.

اما إيميل مثل عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته. يعد إيميل عمل يُستخدم بشكل أساسى لأغراض العمل وليس للتراسل مع الأصدقاء.

تقوم الشركات عادة بإنشاء نوعين من إيميلات العمل احدهم خاص بالأقسام العامة والأخر خاص بالأفراد.

عمل ايميل خاص بأقسام المؤسسة:

 تقوم الشركات دائماً بإنشاء عدد قليل من الإيميلات، يمثل كل قسم فى الشركة فمثلاً قسم الأدارة تكون صيغته قريبة من هذا الشكل admin@ كذلك قسم المحاسبات المالية يتم إنشاء إيميل خاص به ايضاً billing@  أو قسم الدعم الفنى support@ كل تلك الإيميلات يتم استخدامها للتواصل مع افراد أو عملاء الشركة بشكل عام  للأغراض التي تتعلق بكل قسم يدل عليه المقطع الاول من الايميل.

عمل إيميل خاص بالأفراد ويحمل أسمائهم:                                                                                                                

كل شخص يعمل فى الشركة يجب ان يحصل (وربما لا بحسب لوائح وأنظمة المؤسسات) على إيميل عمل خاص يستخدمه للتواصل مع زملاءه فى العمل وكذلك مع العملاء داخلياً وخارجياً، هذا الإيميل يعتبر كبطاقة تأكيد الهوية ويمكن لكلم موظف استخدامه للإستفادة من الخدمات والأدوات التى تقدمها الشركة في سيرفرات البريد الإلكتروني الخاصة بها، مثل التخزين التلقائي ورفع الملفات على المساحات السحابية ومشاركة الملفات.

لذلك فإن جميع الشركات الأن تقوم بإنشاء إيميلات عمل خاصة بموظفيها، وتعد الصيغة الأفضل والأنسب لإنشاء إيميل هى كالتالى:

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته. حيث ان الأسم الأول والأخير يتم اضافتهم اولاً وبعد ذلك يتم اضافة اسم النطاق الخاص بالموقع الإلكتروني والذي يكون في العادة مقطعا مشتقا من اسم الشركة او علامتها التجارية او اسم أحد منتجاتها.

مالذى تحتاجه من أجل عمل إيميل خاص بنشاطك التجاري:

لكى تنشئ بريد إلكتروني عمل خاص تحتاج لشيئين اساسين هما:

• موقع على الإنترنت Website اواسم نطاق دومين Domain Name
• استضافة مخصصة للإيميل Email hosting

ابحث عن أفضل مزود خدمة بريد إلكتروني في الأردن مثلا او في منطقتتك او على الإنترنت: تواصل مع أفضل مقدم خدمة استضافة البريد الكترونى في الأردن مثلا ليقوم بعمل حجز اسم دومين رسمي بإسم نشاطك التجاري وإستضافة ايميلاتك الخاصة، هناك العديد من الطرق التى يمكنك ان تحصل منها على الإستضافة بعضها مجانى والأخر مدفوع والذي يوفر لك بعض الخدمات الأضافية الأخرى مثل التخزين التلقائي ورفع الملفات على المساحات السحابية ومشاركة الملفات.

انواع خطط استضافة البريد الإلكتروني:

عندما تفكر فى إنشاء إيميل خاص بك فأهم ما يجدر التفكير فيه هو خطة استضافة البريد الإلكتروني المناسبة ونوع الاستضافة التى ستخدم نشاطك التجاري وطبيعة استخدامك، انت وموظفيك، حيث يمكننا تقسيم المتوفر من الخيارات كما يلي:

Shared Email & Web Hosting

وهي استضافة تقوم على مبدأ المشاركة في مصادر السيرفر، حيث يتم استضافة العديد من المواقع على سيرفر واحد ولكل منها مساحة محددة ومواصفات بحسب اشتراكه، ولكنها تشترك بنفس رقم الآي بي مثلا ومساحة الرام وسرعة المعالج، ليخدم كل المواقع بأقل تكلفة ممكنة.

معظم الشركات التى تقدم خدمات استضافة المواقع تقدم ايضاً خدمة استضافة الإيميل، فمثلاً شركة مثل InMotion عندما تقوم باستضافة  موقعك على سيرفراتهم الخاصة فإنهم يوفرون لك استضافة إيميلاتك المرتبطة باسم النطاق مجاناً، لكن في الحقيقة هو ليس مجانيا إذ ان مالك الموقع في الواقع قد سدد كامل تكلفة استضافة موقعه والذي يشمل هذه الخدمة،  إلا انه يعتبر ميزة جيدة ذات قيمة عالية تستحق الاعتناء للمواقع الصغيرة.

Self-Hosted Email

الاستضافة الذاتية المحلية، اذا كان لديك سيرفراتك الخاصة في مقر شركتك فأنت بإمكانك استضافة إيميلات شركتك عليها دون ان تضطر للذهاب الى احدى الشركات التى تقدم الخدمة.

هذا النوع من الاستضافات يمنحك تحكم اكبرعلى السيرفر، ولكن فى نفس الوقت تحتاج الى تكلفة كبيرة من اجل عمليات صيانة السرفرات وابقاءها  تعمل طوال الوقت، كما ان إيميلات ال Self-Hosted Email  يتم اعتبارها فى كثير من الأحيان إيميلات Spam لعدة اعتبارات لذلك يعد خيار الذهاب الى شركة  third-party provider تقدم الخدمة لأجلك هو الخيار الأفضل.

Third-Party Email Hosting

انك تستضيف إيميلك فى شركة اخرى أو متخصصة فقط فى مجال استضافة الإيميلات، فإذا كنت ترغب فى المزيد من الخصائص المرتبطة بالإيميل والمزيد من الحماية والكفائة فهذا هو الخيار الأفضل، فهو يوفر عليك تكلفة ال Self-Hosted Email اللازمة لأدارة السيرفرات ويعطيك  خصائص اضافية مثل مشاركة جهات الإتصال بين افراد العمل وبعضهم البعض والتخزين التلقائي ورفع الملفات على المساحات السحابية ومشاركة الملفات والمساحات الضخمة.

الفرق بين Email Hosting Provider vs Email Client

الاصطلاح الاول يعني مزود خدمة البريد الإلكتروني لإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني، اما الثانى فهو التطبيق Email App الذي يساعدك على كتابة وقراءة تلك الرسائل، وليس من الضرورى ان يتوافق الإثنين معاً ليعملا سوياً فمن الممكن ان يكون كلاً منهما قد تم حجزه وتوفيره من مزود مختلف

فبإمكانك ان تستضيف إيميلك على اى سيرفر خاص بشركات ال Third-Party Email Hosting وتستخدم الى Email App خاص بشركات اخرى مثل تطبيق مايكروسوفت أوتلوك MS Outlook الخاص بمايكروسوفت.

خمسة اسباب تجعل الشركات تميل لإنشاء إيميل عمل خاص بها:                                                                      

لنفترض انك ترغب فى الذهاب لعيادة الأسنان وامامك مجموعة إيميلات لأكثر من عيادة وتريد مراسلتهم قبل ان تذهب حتى تكون على دراية بالتفاصيل، فأى عيادة ستفضل الذهاب إليها من هذين العنوانين. عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته. أو عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

فالبتأكيد ستتراسل مع الأول فهو يبدو اكثر احترافاً ومصداقية، وهذه هى النقطة التى نرغب فى ايضاحها، ففى استفتاء حديث وجد ان 65% من الأشخاص يعتقدون ان الشركة التى لها إيميل عمل خاص بها تعتبر اكثر مصداقية لهم من تلك التى تستخدم إيميلات عامه مثل الخاصة بجوجل أو مايكروسوفت.

على الرغم ان الأمر لا يبدو بالأهمية الكبيرة فهو مجرد اختلاف مسميات ليس اكثر، ولكن النقطة الأهم التى ترغب بها الشركات هو تغيير نظرة العميل عن الشركة، فالأمر بالكامل تجارى بحت واليك الأسباب التى تجعل الشركات تقوم بإنشاء إيميلها الخاص.

لماذا يجب ان أتوقف عن استخدام البريد المجاني لنشاطي التجاري؟ مثل Gmail و Hotmail و yahoo و orange.jo وغيرها ...

• الايميل الرسمي دائم مادامت شركتك تعمل، بينما الايميلات المجانية تزول لأسباب كثيرة، مثل شكاوى السبام والاختراق حيث تقوم شركة مثل جي ميل مثلا بإيقاف ايميلك الشخصي مثلا في حال تم اسائه استخدامه من قبل القراصنة او العابثين، وقد تغلق بعض الشركات خدمات البريد الإلكتروني مثلا، قد اعلنت مؤخرا شركة الاتصالات الأردنية اورانج عن توقف خدمات البريد الإلكتروني ذو الامتداد jo وأخبرت جميع عملائها بضرورة البحث عن مزود خدمة آخر.
• اعطاء انطباع صحيح عن نشاطك التجاري أو الخدمي: استخدام إيميل عمل خاص بك مع العملاء سيعطي انطباع عن ان نشاطك التجاري أو الخدمي جاد بشأن أعماله وتم تأسيسه بأحترافية ويمنح ايحاءاً ضمنياً بأقدمية وضخامة الشركة ومشروعها، و ان هذه الشركة على دراية بعملها ولها خبرة بالمجال، على عكس الإيميل العام الذي يعطى انطباع عاما بأن نشاطك التجاري او الخدمي هو عمل شخصي او منزلي لا أكثر، ويوحى للعملاء بأن هذا العمل هو مجرد عمل مؤقت صغير سينتهى قريباً، أو انه لا يمتلك المهارة الفنية والاختصاص الجدير بالثقة،
• بناء حالة من الثقة مع العملاء: العديد من الأشخاص لا يرغب فى التعامل مع الإيميلات الشخصية، فأن تتعامل مع اي احد يحمل إيميل بتلك الصيغة الشخصية او المجانية على انه ممثل عن الشركة للأسف اصبح شئ غير امن تماماً بسبب ان الكثيرين يستخدمون مثل هذه الإيميلات لخداع الناس، ولكن على العكس تماماً سيكون الأمر اكثر راحة فى التعامل مع إيميل عمل يحمل العلامة التجارية للشركة.
• إيميل العمل غير مكلف وغير معقد فى إنشاءه: اصبح الآن بإمكانك إنشاء إيميل عمل بشكل شبه مجانى أو بتكلفة قليلة للغاية، فكل ماتحتاجه فقط هو حجز دومين Doamin Name من اى شركة دون حتى الحاجة لإنشاء موقعك الإلكتروني الخاص فورا بل يمكنك إنشاء وتصميم صفحات ومحتوى موقعك الإلكتروني لاحقاً.
• زيادة انتشار علامتك التجارية: الأمر اقرب مايكون الى طريقة تسويقية ودعائية تعمل بأستمرار، فمع كل إيميل يتم ارساله أنت تُعرف الناس اكثر بعلامتك التجارية بدون حتى ان تتكلف دولار واحد، تلك الميزة الدعائية لاتتوفر فى الإيميلات العامة والمجانية.

إن استخدام العلامة التجارية في عنوان بريدك الإلكتروني والسعى الى زيادة انتشارها ليس حكراً فقط على الشركات الكبيرة أو الشركات متعددة الجنسيات، فأنت ايضاً بامكانك العمل على تكوين علامتك التجارية ونشرها.